2008年11月17日18时30分，在南方医科大学校本部教学馆608教室，由校学生联合会主席团和各学院学生会主席共同召开了第三届广东大学生校园文化艺术节联络工作筹备会议，校团委副书记、校学生联合会秘书长马茜老师出席并做出指示。

经会议讨论决定，我校具体实施本次赛事联络工作的形式为：校学生联合会牵头成立赛事联络组，各学院学生会主席具体负责落实任命各联络员，与前来参赛的59所高校共103名参赛选手进行各项事宜的联系。包括参赛期间的赛程安排，场务协调，后勤保障及其他比赛相关事务的沟通交流等等。联络组成员每人具体负责4所高校的联络事宜。马茜秘书长强调，这次大赛校学生联合会全体成员多部门联合作战，最终的目的是对每一位参赛选手负责，要保证做到沟通一对一，确保每一位选手都能得到准确及时的赛事信息，妥善安排选手在本校比赛期间的各项活动，为这次大赛稳定有序召开做好组织保障工作。